Overlijdensprotocol Set’77

Set’77 is een vereniging met in het ledenbestand een dwarsdoorsnede zoals je dat ook in de samenleving ziet. Als zodanig worden het bestuur en de leden geconfronteerd met zaken die ook in die samenleving voorkomen, waaronder overlijdensgevallen van leden.

Set’77 wil daar vervolgens in overleg met de familie op gepaste wijze bij stilstaan vanuit de vereniging.
Uiteraard moet altijd rekening worden gehouden met de wensen van de nabestaanden.

Het bestuur benoemt William van Stiphout tot contactpersoon. Als zich een sterfgeval voordoet, moet hij ervoor zorgen dat het protocol in werking treedt. Het bestuur draagt zorg voor de bekendmaking van deze contactpersoon binnen de vereniging.

Gegevens William van Stiphout:

e-mail: wvanstiphout@home.nl

telefoon: 06-80168825

• Procedure bij een melding van overlijden.

1. Als er een melding van overlijden van een lid ‘binnenkomt’ bij één van de (kader)leden van de vereniging, dan dient deze de melding terstond door te geven aan het bestuurslid belast met het overlijdensprotocol.

2. Dit bestuurslid besluit (indien nodig na overleg met andere bestuursleden of betrokkenen) hoe het protocol wordt gehanteerd.

3. Dit bestuurslid neemt vervolgens contact op met (één van) de nabestaande(n) van de overledene. 

a. Hij/zij condoleert namens de vereniging en vraagt of het overlijden bekend gemaakt moet worden binnen de vereniging en zo ja, op welke wijze.

De mogelijkheden zijn:

• Bekendmaking via de website van de vereniging, bijv. met behulp van de rouwkaart.
• Het inrichten van een herdenkingstafel in het paviljoen met een foto van de overledene.

b. Hij/zij vraagt of er nog wensen zijn als het gaat om blijken van medeleven vanuit de vereniging voorafgaand aan, tijdens of na de uitvaart.

c. Hij/zij biedt aan om alle praktische/lopende zaken wat betreft verenigingsverplichtingen af te handelen.

4. De contactpersoon onderneemt vervolgens de gewenste/benodigde actie(s) en/of coördineert deze.

5. De contactpersoon draagt in samenspraak met de weekdienst van de paviljoencommissie zorg voor een aangepast geluidsniveau in de kantine. Deze periode van ingetogenheid duurt vanaf het moment van bekendwording van het overlijden tot en met de plechtigheid van crematie of begrafenis.

• Afgelasting van het programma.

Bij overlijden tijdens een wedstrijd, ongeacht thuis of uit, alsmede bij overlijden op weg naar deze wedstrijd, worden alle thuiswedstrijden op die dag gestaakt. Uitwedstrijden van nog vertrekkende teams worden zo mogelijk afgezegd. Teams van reeds aangevangen uitwedstrijden of reeds vertrokken teams nemen een zelfstandige beslissing met betrekking tot de doorgang of het staken van deze wedstrijden.